Welke voorwaarden zijn er voor digitale documentatie?
01/05/2012
Een bedrijf wil de loonadministratie gaan digitaliseren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de gegevens loonheffingen, de kopieën identiteitsbewijzen, de Verklaring geen privégebruik auto enzovoorts.Waarmee moet rekening gehouden worden?
Bij het omzetten van papieren dossiers naar digitale vorm is onder meer belangrijk om de bewijsfunctie van de documenten in de gaten te houden. Veel bescheiden in de loonadministratie hebben een (fiscale) bewijsfunctie vanwege de aanwezigheid van handtekeningen van de werknemer of de werkgever. Ook andere kenmerken die instaan voor de geldigheid en juistheid van de (originele) documenten moeten behouden blijven.
Voorwaarden
De Belastingdienst eist dat u de gegevens zo omzet dat ze inhoudelijk juist en volledig worden overgezet. Zij moeten dit bij een controle kunnen vaststellen. Daarnaast moet het medium waarop de digitale gegevens zijn opgeslagen tijdens de hele wettelijke bewaartermijn beschikbaar zijn. Als de Belastingdienst een controle komt uitvoeren, moet de inspecteur dit binnen een redelijke termijn kunnen doen. Daarbij kan de hulp van de werkgever nodig zijn om inzicht te krijgen in de opzet en werking van de administratie. Een ander vereiste is dat u de gegevens moet bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken van de administratie. Van bijvoorbeeld een ontvangen declaratie van een werknemer die u in de computer hebt ingevoerd moet u het origineel bewaren.
Digitale handtekening
Het is belangrijk om (uiteindelijk) een rechter ervan te kunnen overtuigen dat het niet mogelijk was het digitale document aan te passen. U zou hiervoor bijvoorbeeld een gekwalificeerde elektronische handtekening kunnen gebruiken. Dit houdt in dat het document technisch is beveiligd met behulp van softwarecertificaten. In de rechtspraak is nog niet duidelijk gemaakt wat precies het standpunt is tegenover de waardering van digitale documenten, dus kan het raadzaam zijn belangrijke papieren documenten toch nog in hun originele staat te bewaren en niet alleen digitaal.
Bron: De SalarisAdviseur