U bevindt zich hier: Nieuws / Welke voorwaarden zijn er voor digitale documentatie?

Contact

Telefoon:
0800-2225555

E-mail:
info@salarisservicenoord.nl

Welke voorwaarden zijn er voor digitale documentatie?

01/05/2012

Een bedrijf wil de loonadministratie gaan digitaliseren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de gegevens loonheffingen, de kopieën identiteitsbewijzen, de Verklaring geen privégebruik auto enzovoorts.
Waarmee moet rekening gehouden worden?

Bij het omzetten van papieren dossiers naar digitale vorm is onder meer belangrijk om de bewijsfunctie van de documenten in de gaten te houden. Veel bescheiden in de loonadministratie hebben een (fiscale) bewijsfunctie vanwege de aanwezigheid van handtekeningen van de werknemer of de werkgever. Ook andere kenmerken die instaan voor de geldigheid en juistheid van de (originele) documenten moeten behouden blijven.

Voorwaarden
De Belastingdienst eist dat u de gegevens zo omzet dat ze inhoudelijk juist en volledig worden overgezet. Zij moeten dit bij een controle kunnen vaststellen. Daarnaast moet het medium waarop de digitale gegevens zijn opgeslagen tijdens de hele wettelijke bewaartermijn beschikbaar zijn. Als de Belastingdienst een controle komt uitvoeren, moet de inspecteur dit binnen een redelijke termijn kunnen doen. Daarbij kan de hulp van de werkgever nodig zijn om inzicht te krijgen in de opzet en werking van de administratie. Een ander vereiste is dat u de gegevens moet bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken van de administratie. Van bijvoorbeeld een ontvangen declaratie van een werknemer die u in de computer hebt ingevoerd moet u het origineel bewaren.

Digitale handtekening
Het is belangrijk om (uiteindelijk) een rechter ervan te kunnen overtuigen dat het niet mogelijk was het digitale document aan te passen. U zou hiervoor bijvoorbeeld een gekwalificeerde elektronische handtekening kunnen gebruiken. Dit houdt in dat het document technisch is beveiligd met behulp van softwarecertificaten. In de rechtspraak is nog niet duidelijk gemaakt wat precies het standpunt is tegenover de waardering van digitale documenten, dus kan het raadzaam zijn belangrijke papieren documenten toch nog in hun originele staat te bewaren en niet alleen digitaal.

Bron: De SalarisAdviseur

Terug naar overzicht «

Nieuws

2014
09/05 | De crisisheffing mag, vindt de rechtbank
2013
15/11 | Voorwaarden bestaand stamrecht
13/11 | De veranderingen voor eigenrisicodragers in 2014
12/11 | Premie WGA gaat op in premie Whk
08/11 | Waterschade was geen geldig excuus
31/10 | Ook lage sectorpremies bij mondeling arbeidscontract
23/10 | Weekers snijdt laatste stamrecht-bv's de pas af
14/10 | Meewerkende kinderen: de ins en outs
07/10 | Goed nieuws en slecht nieuws voor personeelsfondsen
30/09 | De collectieve arbeidsovereenkomst
23/09 | Werkgever mocht vakantie niet weigeren
16/09 | Concurrentiebeding: regel het goed
09/09 | Vrijwillig vertrekken en toch WW
02/09 | Geen bonus ondanks behaalde targets
26/08 | Vervang afspraak verbod privégebruik bestelauto
19/08 | Ontslag wordt moeilijke zaak als werknemer spoorloos is
12/08 | Personeelskorting op eigen producten
05/08 | Voorziening voor betwiste loonheffingschuld
29/07 | Uitstel van belastingbetaling aanvragen
22/07 | Afhandeling bezwaren crisisheffing
15/07 | Leerling loods was in dienstbetrekking
08/07 | Ook teruggaaf Zvw bij slechts één werkgever
25/06 | Let op met auto voor oproepdiensten
20/06 | Afdrachtkorting onderwijs wordt subsidieregeling praktijkleren
13/06 | Fictieve opzegtermijnen gelijk getrokken
07/06 | Payrollers zijn niet zomaar te ontslaan
13/05 | Niet altijd loon doorbetalen tijdens schorsing
29/04 | Straks ook premiedifferentiatie voor vangnetters
15/04 | Loon doorbetalen aan zieke werknemer
08/04 | Financiële tegemoetkoming bij verhuizing
02/04 | Opleidingsmogelijkheden essentieel voor werknemer
25/03 | Arbeidsconflict over auto van de zaak
31/01 | Loonbeslag van een werknemer
2012
18/09 | Registratie en administratie van vakantiedagen
2011
20/05 | Deeltijd-WW stopt op 1 juli 2011
13/05 | Grenzen aan doorbetalingsplicht ziekengeld
06/05 | In vijf stappen naar een correcte identificatie
27/04 | Kosten loopbaantraject verrekenen mag
12/04 | Niet-verhaalde verkeersboete is belastbaar loon
07/04 | Met ingang van 01-01-2012 AOW vanaf verjaardag
25/02 | Extra woonwerk kilometers blijven voorlopig privé
2010
11/07 | Meer tijdelijke arbeidscontracten jongeren
04/01 | Kleine banen regeling 2010
2014
21/09 | Naamloos

 

 

Realisatie: Marganza